Persondata

Her kan du læse om, hvordan Ejendomskontoret behandler persondata.

Navnet Ejendomskontoret er en samlet betegnelse for vores 4 ejendomsselskaber Druegaarden ApS (cvr.nr. 14450378), Odin (cvr.nr.23841717), Anpartsselskabet OVP af 1989 (cvr.nr. 13843686) og Bankierfirmaet Dansk Pantebrevssalg af 1975 ApS (cvr.nr. 66540812).

Vi behandler personoplysninger på vegne af vores kunder (lejere, ejeren af ejendommen, andelsbolig-, ejer- og grundejerforeninger). Vores kunde er dataansvarlig, og Ejendomskontoret er databehandler. Ejendomskontoret har indgået databehandleraftaler med alle vores kunder. Aftalen sikrer kunden (dataansvarlig), at Ejendomskontoret (databehandleren) er forpligtet til at overholde reglerne om behandling af personoplysninger.

Hvorfor Ejendomskontoret behandler persondata

Vi behandler en række persondata for at kunne administrere og drive ejendommen og din bolig. Vi gør det også for at kunne overholde lovgivningen og kontrakten med dig. Vi har dine kontaktinformationer, så vi kan kommunikere med dig, og vi kender dit varmeforbrug, så vi kan lave varmeregnskab for hele ejendommen. Vi beder dig fx om dit CPR-nummer, hvis vi har behov for at tjekke dig i Experian (RKI), eller vi skal afregne depositum til din NemKonto.

I forhold til ansatte behandler vi oplysningerne for at kunne håndtere ansættelsesforholdet, opfylde lovkrav, udbetale løn, godtgørelser, søge refusion mv.

Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige og relevante. Vi vil faktisk gerne begrænse mængden af personoplysninger, hvorfor vi sletter dem, hvis vi ikke har brug for dem.

Hvis vi får behov for at anvende personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, så vil du blive oplyst herom og evt. blive bedt om at give samtykke.

Indsamling af oplysninger

Vi får som regel oplysningerne fra dig selv. I nogle tilfælde kommer de fra andenside – fx tidligere administrator, ejendomsmæglere, der oplyser om salg/køb af en lejlighed, offentlige myndigheder eller via andre beboere fx i forbindelse med en klage.

I forbindelse med indgåelse af din lejekontrakt informerer vi dig om Ejendomskontorets behandling af dine persondata og for så vidt angår andelshavere og ejere, gør vi opmærksom på Ejenomskontorets behandling i vores velkomstbreve. Hvis vi skal bruge dit CPR-nummer, forudsætter det, at du giver samtykke.

Kategorier af registrerede

Nedenfor er oplistet de personer, som vi kan have personoplysninger om.

• Potentielle, nuværende og tidligere kunder

• Erhvervslejere (nuværende og tidligere)

• Bolig- og andre lejere, som fx lejere af parkeringspladser (nuværende og tidligere)

• Fremlejetagere (nuværende og tidligere)

• Bestyrelsesmedlemmer i bestyrelser i ejerforeninger (nuværende og tidligere)

• Viceværter, gårdmænd og lignende (nuværende og fratrådte)

• Ventelisteansøgere (nuværende og tidligere)

• Pårørende til lejere og ejere (nuværende og tidligere)

• Leverandører som fx håndværkere og entreprenører (nuværende og tidligere)

• Personer, der henvender sig til dataansvarlig eller databehandler.

Kategorier af personoplysninger

Her ser du kategorier af personoplysninger, som vi behandler. Vi har sjældent alle oplysninger, men typisk har vi altid følgende oplysninger:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• Mailadresse
• Lejemålsnummer

• Oplysninger om boligen, herunder forbrugsoplysninger (varme & vand),

vaskekort, adgangsnøgler/-kort, klagesager, varslinger, boligstøtte,

fremlejeforhold, tinglyste servitutter og panteretter, sikkerhedsstillelse.

• Betalingsoplysninger, herunder kontonummer, restance,

konkursbegæringer, udlæg i andelsbolig og deposita.

Nogle gange har vi også følgende oplysninger, hvis du har oplyst dem til os:

• CPR-nummer

• Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund (primært leverandører &

samarbejdspartnere)

• Legitimationsoplysninger (primært erhvervslejere og

bestyrelsesmedlemmer jf. hvidvaskloven).

I sjældne tilfælde har vi:

• Fødselsdato

• Familiemæssige oplysninger (samlivsophævelse, separation, skilsmisse)

• TV-overvågning (kun i ejendomme med TV-overvågning, der optages)

• Registreringsnummer på biler ved administration af parkeringspladser.

• Helbredsoplysninger fx i forbindelse med ansøgning om

handicapindretninger.

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger eller

oplysninger om strafbare forhold.

Ved fx tvister, erstatningskrav, klagesager, inddrivelse og

udsættelsesforretninger for lejere og ejere samt ved personaleadministration af

ansatte på ejendomme, kan Ejendomskontoret undtagelsesvist behandle

følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, hvis

behandlingen er nødvendigt for at sikre Ejendomskontorets og/eller kundens

rettigheder i sagen. Vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige.

Ofte vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et lovligt

sagligt grundlag, som ikke kræver dit udtrykkelige samtykke. Vi indhenter derforkun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle en

personoplysning til et specifikt formål. Det kunne fx være i forbindelse nogle

særlige indretninger i din bolig, hvis du er handicappet. Det er frivilligt, om du vil

give samtykke, og du kan altid trække det tilbage.

Videregivelse af personoplysninger

Vi er nødsaget at videregive visse personoplysninger om dig for at kunne

varetage administrationen af ejendommen og for at overholde dansk lovgivning.

Det drejer sig fx om videregivelse af oplysninger til ejendommens revisor og

advokater, din ejendomsmægler i forbindelse med salg af din lejlighed samt til

tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole. Vi har også pligt til at indberette

personoplysninger til Skat og kommuner i forbindelse med løn og boligstøtte.

I forbindelse med udarbejdelse af forbrugsregnskaber samt løbende oplysninger

om dit forbrug er det nødvendigt at sende oplysninger om dit navn, mailadresse

og aconto-indbetalinger til aflæsningsfirmaet.

Hvis du har brug for en håndværker til at reparere noget i din lejlighed, så giver

vi håndværkeren dine kontaktinformationer, så I selv kan aftale et tidspunkt, der

passer. Det samme er gældende i byggesager på ejendommen, hvor

håndværkerne har brug for at kunne koordinere med dig og dine naboer om,

hvornår de kan komme ind i de enkelte lejligheder.

Mastercard (tidligere Nets) modtager oplysninger om dit navn, adresse og

opkrævning til brug for at udsende opkrævninger af husleje, fællesudgifter eller

boligafgift.

I nogle huslejenævnssager skal der fremvises sammenligningslejemål, hvilket

betyder, at lejekontrakter i sammenlignelige lejemål skal fremvises og nævnet

skal nogle gange også besigtige lejemålene. Vi kan derfor udlevere din

lejekontrakt i anonymiseret form til en ekstern advokat til brug for

sammenligningslejemål i en huslejenævnssag, som du ikke selv er part i.

Advokaten kan have brug for at komme i kontakt med dig, hvorfor vi udleverer

din mailadresse og telefonnummer, hvis vi har det.

Bliver ejendommen solgt, eller ønsker ejendommens ejer (den dataansvarlige),

at Ejendomskontoret ikke længere skal administrere ejendommen, så er

Ejendomskontoret forpligtet til at videregive alle ejendommens oplysninger,

herunder personoplysninger til ny administrator, som så fremover vil væredatabehandler. Bor du i en udlejningsejendom, der er omfattet af reglerne om

tilbudspligt, hvorefter lejerne har mulighed for at købe ejendommen og stifte en

andelsboligforening, er vi også forpligtet til at udlevere kopi af alle lejekontrakter

mv. jf. loven.

Vi anonymiserer altid personoplysninger, hvor det er muligt.

Ejendomskontoret videregiver eller modtager ikke personoplysninger til eller fra

tredjelande og internationale organisationer. Skulle der opstå et legitimt behov,

vil du forinden blive orienteret herom.

Bruger vi andre virksomheder til behandling af personoplysninger, indgår vi også

databehandleraftaler, som nærmere regulerer virksomhedens behandling af

personoplysninger på vores vegne.

Videregivelse af data til EjendomDanmark

Dette afsnit gælder kun lejere i ejendomme, hvor udlejer har valgt at indberette

data til brancheorganisationen EjendomDanmark til brug for udarbejdelse af

markedsstatistik. Er du lejer i en af disse ejendomme, har du fået en besked om,

at data videregives.

Oplysningerne, der videregives til Ejendom Danmark, er ejendomsrelaterede

oplysninger, såsom lejernummer, lejemålets adresse, størrelse, husleje,

indflytningsdato mv.

Der videregives ikke oplysninger om lejers navn, CPR-nummer, e-mail eller

telefonnummer.

Oplysningerne er almindelige, ikke-følsomme personoplysninger og

behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse jf.

databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Du kan læse mere om behandling af personoplysninger i forbindelse med

Ejendom Danmarks markedsstatistik, som findes på deres hjemmeside

www.ejd.dk.Kontaktformular til boligudlejning

Læs dette afsnit, hvis du har registreret dine kontaktoplysninger på vores egen

hjemmeside med boligudlejning eller en af vores hjemmesider for udlejning af

specifikke ejendomme. Som det fremgår af kontaktformularen på disse

hjemmesider, så bliver der automatisk sendt en mail til os med dine oplysninger.

Hjemmesiden gemmer ikke dine oplysninger. Vi modtager dit navn, mail og

telefonnummer, så vi kan kontakte dig i forbindelse med fremvisning af en ledig

lejlighed. Vi bruger også oplysningerne, hvis du herefter ønsker at reservere

boligen eller indgå en lejekontrakt. Vi gemmer oplysningerne i 6 måneder, men

du kan altid kontakte os på kontoret@aovp.dk for at trække dit samtykke

tilbage eller få oplysningerne slettet”.

Underdatabehandler

Ejendomskontoret har indgået aftale med en række underdatabehandlere – fx

har vi en databehandleraftale med Boligflow og E-conomic, som står for vores

administrationssystem – det er her, alle personoplysninger er indtastet. Vores

underdatabehandlere skal også overholde vores sikkerhedskrav, og de må ikke

bruge personoplysninger, som de modtager fra os til andre formål.

Tekniske og organisatoriske foranstaltninger

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte

dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, uautoriseret

offentliggjort og mod at uvedkommende får adgang til dem.

Vi har blandt andet firewalls, krypteringer, adgangskoder, forbud mod USB-

nøgler mv.

Personoplysninger transmitteres krypteret.Uddannelse af Ejendomskontorets medarbejdere

Vores medarbejdere får løbende undervisning i, hvordan de skal varetage

personoplysninger på forsvarlig vis. Desuden har vi et omfattende ”Maskinrum”

med processer og vejledninger, der beskriver, hvordan personoplysninger

håndteres, arkiveres, slettes osv.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vores medarbejdere er uddannet i, hvordan de skal opbevare dine

personoplysninger og vi har en arkivplan, hvor det fremgår, hvor oplysningerne

arkiveres. Vores arkivering sker ud fra en vurdering af, hvordan vi bedst muligt

beskytter dine personoplysninger. Har vi fx dit fulde CPR-nummer, kan langt de

fleste medarbejdere ikke se de sidste fire cifre – kun ganske få har adgang til

det.

Vi har ligeledes en slettevejledning, så alle kan se, hvornår data, herunder

personoplysninger slettes. De fleste sletninger iværksættes fra centralt hold.

Af hensyn til at kunne overholde dansk rets almindelige regler, herunder

bogføringsloven, lejeloven, hvidvaskloven mv. og af hensyn til at varetage vores

kontraktmæssige forpligtelser, opbevarer vi personoplysninger i fem år efter

beboerens fraflytning. Herefter anonymiserer vi beboeren, hvilket betyder, at vi

sletter langt de fleste oplysninger om dig. Følgende dokumenter slettes dog ikke

af hensyn til overholdelse af lejeloven:

• lejekontrakter inkl. tillæg og bilag

• lejevarslinger og forbedringsforhøjelser

• nævnsafgørelser og domme

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder i relation til dine persondata:

• Ret til at blive oplyst om behandling af data og ved indsamling af data

• Ret til indsigt i hvilke personoplysninger, vi har liggende

• Ret til berigtigelse af personoplysninger

• Ret til sletning, hvis de ikke nødvendige for os

• Ret til begrænsning af behandling

• Ret til at blive underrettet ved berigtigelse, sletning, begrænsning og

sikkerhedsbrud

• Ret til dataportabilitet (udlevering af data)• Ret til indsigelse.

Hvis du ønsker indsigt i, hvilke personoplysninger vi har liggende, så kan du

skrive til vores hovedmail dkl@aovp.dk.

Du har også mulighed for at klage over Ejendomskontorets behandlingen af

personoplysninger. Klage indgives til dkl@aovp.dk.